УКЭП: что это такое, для чего нужна и как получить
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) - это ключевой инструмент, который позволяет предпринимателям и организациям вести легальный документооборот без кипы бумаг, экономя время и ресурсы.
Что такое УКЭП и кто может ей пользоваться
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) - самый защищенный вид электронной подписи, который по юридической силе полностью равен подписи, поставленной от руки на бумажном документе.
Технически УКЭП представляет собой уникальную цифровую комбинацию, которая создается с помощью двух криптографических ключей:
• закрытый ключ — хранится только у владельца на специальном защищенном носителе (токене) и используется для создания подписи;
• открытый ключ — содержится в сертификате, доступен всем для проверки подлинности подписи.
Получить сертификат УКЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Пользоваться такой подписью могут как физические лица, так и представители бизнеса: индивидуальные предприниматели, руководители и сотрудники юридических лиц.
Зачем нужна УКЭП
УКЭП - универсальный инструмент для электронного взаимодействия с поставщиками, заказчиками, госорганами и системами, например, ФНС, ЕГАИС, «Честный ЗНАК». С ее помощью вы можете:
• сдавать отчетность;
• работать в системах электронного документооборота;
• подписывать любые внутренние и внешние документы: договоры, акты, счета-фактуры, приказы.
В некоторых случаях закон прямо обязывает использовать именно усиленную квалифицированную подпись.
• Взаимодействие с государством. Подача налоговой и бухгалтерской отчетности в ФНС, регистрация юридических лиц и ИП в электронном виде, работа на портале Госуслуг для бизнеса.
• Кадровый документооборот. Заключение трудовых договоров с дистанционными работниками, выдача электронных сведений о трудовой деятельности.
• Электронный документооборот (ЭДО). Обмен юридически значимыми первичными документами, например, электронными счетами-фактурами или универсальными передаточными документами (УПД) с контрагентами.
• УКЭП для работы с маркировкой. Она требуется для регистрации в системе «Честный ЗНАК» и для всего последующего электронного документооборота.
• УКЭП для работы с ЕГАИС. Все участники оборота алкогольной продукции обязаны работать с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). Для настройки и работы в системе необходима УКЭП.
Важный нюанс. Для каждой торговой точки нужен отдельный сертификат. Руководитель может использовать свою подпись, а для сотрудников оформляются сертификаты физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД), которую подписывает руководитель своей УКЭП.
• УКЭП для кассы. Она необходима для регистрации, перерегистрации и снятия с учета онлайн-кассы в личном кабинете ФНС.
Как оформить УКЭП для ИП или юридического лица
Руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели получают сертификат УКЭП в Удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы (УЦ ФНС) или через его доверенных лиц (например, в уполномоченных банках). Услуга предоставляется бесплатно, оплатить нужно только токен.
Как подписывать документы УКЭП
Для работы с УКЭП на компьютере должно быть установлено специальное программное обеспечение:
• средство криптографической защиты информации (СКЗИ).
• плагин для браузера, для работы с веб-сервисами.
• драйверы для USB-токена.
Как поставить подпись:
• подключите токен с записанным сертификатом к компьютеру.
• откройте нужный документ, который требуется подписать.
• выберите функцию «Подписать ЭП» в открытом редакторе.
• введите пинкод, который запросит система.
Готово. Подпись может быть присоединенной (встроенной в файл) или отсоединенной (отдельный файл с расширением .sig).
Помимо классического способа, есть и другие, которые подходят для некоторых случаев.
1. «Госключ». С помощью подтвержденной учетной записи на Госуслугах и биометрических данных можно удаленно получить УКЭП и подписывать документы прямо в приложении. Этот способ подходит для запроса выписки из реестра или подачи заявления в госорганы.
2. Облачная подпись. Сейчас ФНС проводит эксперимент и допускает хранение закрытого ключа на защищенных серверах доверенного поставщика. Это позволяет подписывать документы из любого места без USB-токена.
Важно помнить о безопасности. УКЭП — персональный инструмент. Не передавайте свой токен и пинкод другим лицам. В случае утери или компрометации немедленно обратитесь в удостоверяющий центр для отзыва сертификата.
Как продлить (перевыпустить) УКЭП
Срок действия сертификата УКЭП обычно составляет 12–15 месяцев. Продление — это фактически перевыпуск нового сертификата на тот же закрытый ключ. Важно начать процедуру до истечения срока действия старого сертификата. Просто подайте заявление на перевыпуск удаленно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС и подпишите его действующей УКЭП. Если изменились личные данные владельца (ФИО, паспорт) продлить подпись в онлайне не получится — нужен личный визит в УЦ ФНС.
Если же срок действия истек, понадобится личное присутствие в отделении ФНС, с паспортом и токеном для повторной идентификации.
Если УКЭП утеряна или скомпрометирована немедленно отзовите сертификат. Это можно сделать по телефону горячей линии удостоверяющего центра, через онлайн-чат на сайте или лично. Потребуются паспорт и данные об утерянном сертификате (желательно иметь его номер или реквизиты). После подтверждения личности сотрудник УЦ заблокирует сертификат.
Далее - получите новый сертификат и оповестите контрагентов и госорганы.
Для оформления электронной подписи отправляйте заявку в почту opt@algoritm35.ru или звоните по т. (8172)70-88-99, +7(921)716-88-99.