ЭПД - это цифровые аналоги перевозочных документов в формате XML, утверждённые ФНС. Они подписываются электронной подписью и имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
Что стало обязательным в электронном виде:
• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) - для автомобильных перевозок
• Электронный заказ или заявка (ЭЗЗ) - на каждую перевозку
• Экспедиторские документы - поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки
• Грузовая накладная - для воздушных перевозок
• Транспортная железнодорожная накладная - для железнодорожных перевозок
• Электронный путевой лист - пока только для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции
Как это работает:
Участники не отправляют документы напрямую в государственную систему - для этого нужны аккредитованные операторы информационных систем ЭПД (ИС ЭПД). Их реестр публикует Минтранс. Оператор выступает посредником: через него вы создаёте, подписываете и передаёте документы, а он направляет их в ГИС ЭПД.
ЭТрН состоит из титулов - отдельных разделов, которые каждый участник заполняет и подписывает по очереди:
• Титул 1 - грузоотправитель (данные о грузе, маршруте, водителе)
• Титул 2 - перевозчик (приём груза к перевозке)
• Титул 3 - грузополучатель (приёмка, расхождения)
• Титул 4 - перевозчик (завершение перевозки)
Ещё четыре титула - опциональные, для расчёта стоимости, переадресации, смены водителя или машины
Кто подписывает чем:
• Руководители юрлиц и ИП - квалифицированной электронной подписью (КЭП)
• Сотрудники - КЭП + машиночитаемая доверенность (МЧД), без неё подпись не примут
• Водители - могут фиксировать погрузку и выгрузку простой электронной подписью (ПЭП) или неквалифицированной через «Госключ»
Зачем это нужно
Государство создаёт единую прозрачную систему контроля грузоперевозок. ГИС ЭПД отслеживает коммерческие перевозки в реальном времени, исключает подделку документов, выявляет серые схемы и неучтённые перевозки.
Плюсы для бизнеса:
• документы невозможно потерять или подделать
• данные передаются мгновенно - всем участникам
• груз отслеживается на каждом этапе
• меньше ручного труда и ошибок при заполнении
Кого это касается:
Всех участников логистической цепочки - не только транспортные компании:
• Грузоотправители - инициируют документооборот, формируют ЭТрН
• Перевозчики - подписывают и подтверждают выполнение рейса
• Грузополучатели - даже если не заказывали перевозку, обязаны подписать свой титул
• Экспедиторы - с 1 марта 2026 года дополнительно обязаны зарегистрироваться в реестре на платформе «ГосЛог»
Через экспедиторов проходит до 70% перевозок в стране, так что изменения затрагивают широкий сегмент бизнеса.
Штрафы:
За работу без ЭПД предусмотрены санкции:
• для юридических лиц - от 80 000 до 120 000 рублей, при повторном нарушении - до 1 000 000 рублей
• для должностных лиц и ИП - от 20 000 до 40 000 рублей, повторно - до 300 000 рублей
Действует переходный период по штрафам до 1 марта 2027 года: при проверке на дороге бумажная накладная вместо электронной повлечёт лишь устное замечание. Но обязанность оформлять ЭПД с 1 сентября 2026 года это не отменяет.
Что сделать до полного включения штрафов
1.Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД
2.Выпустить КЭП для руководителя и сотрудников с МЧД
3.Настроить рабочие места: смартфоны для водителей, приложения для подписания
4.Обучить сотрудников новому документообороту
5.Если вы экспедитор - проверить наличие в реестре на «ГосЛог»
ЭПД - это не просто замена бумаги на экран. Меняется вся логика взаимодействия между участниками перевозки, поэтому чем раньше начнёте перестраивать процессы, тем спокойнее пройдёт переход.
Компания «Алгоритм» поможет перейти на ЭПД: подключение к сервису 1С:ЭПД, настройка рабочих мест и обучение сотрудников работе с электронными перевозочными документами.