Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».
Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях.
Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».
Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.
У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически.
Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.
МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.
Можно применять в информационных системах:
- операторов ЭДО;
- федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
- аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
- УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
- Головного удостоверяющего центра;
- система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации;
- системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).
Сотруднк может отправлять МЧД двумя способами:
- отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
- указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.
Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:
- срок действия доверенности;
- полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
- электронную подпись директора, которой подписана МЧД.
Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.
У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:
- информация о МЧД — название и номер, срок действия;
- данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
- данные представителя и полномочия, которые он получает;
- возможность передоверия;
- электронная подпись, которой подписана МЧД.
Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер.
Поэтому у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.
В июле 2022 года законодатели разрешили передоверять полномочия из машиночитаемой доверенности. Руководитель может выдать сотруднику МЧД, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). При этом действуют правила:
- Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст.187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.
- В других случаях необходимо заверить у нотариуса МЧД, выданную в порядке передоверия. Например, если бухгалтер передоверяет доверенность другому сотруднику — нужно обращаться к нотариусу.
Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать.
В разных системах у сотрудника могут быть разные машиночитаемые доверенности. И процесс работы с ними может несколько отличаться. Это связано с тем, что каждая система самостоятельно определяет формат и порядок работы с МЧД.
МЧД в налоговой отчетности уже работает!
Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.
Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн.
Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.
Планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, системы алкогольной отчетности ЕГАИС РАР, Росстат, Росреестр. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.
Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД, но не в полном объеме.
Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами
Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.
Создать доверенность можно несколькими способами:
- в сервисах,
- на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС.
Реестр ФНС является распределенным — это блокчейн-платформа (данные хранятся сразу у нескольких участников реестра и будут доступны, даже если один из узлов сети перестанет работать). Хранение МЧД в распределенном реестре позволяет отправлять не документ электронной доверенности, а только ее реквизиты — по ним контрагент-получатель проверит всю необходимую информацию.